Hur hålla ordning och reda på dokument

[Stefan Söderlund]

Hej
Är det någon som har något tips hur man bäst håller reda på alla dokument med anteckningar och avskrifter från källor.
 
När jag forskar gör jag anteckningar på ett separat papper för varje källa och ibland tar jag kopior från källmaterialtet. Därefter matar jag in uppgifterna med källhänvisning i datorn hemma med hjälp av DisGen. Det händer ganska ofta att man måste leta i många källor innan man kan säkerställa uppgifterna och mata in det på datorn. När jag väl matat in uppgifterna numrerar jag personerna med det individnummer jag fått i DisGen.
 
Nu kommer problemet, speciellt efter en längre tids forskning, hur ska jag ordna mina anteckningar och kopior. Jag upplever att det är bra att spara dessa, bl.a. för att kunna gå tillbaka och kontrollera vissa uppgifter.  
Ska man sortera efter församling och by eller efter personnamn.
 
Kan någon dela med sig av sina erfarenheter
 
Tack på förhand,
Stefan

[Karin Jegelius]

Hej Stefan!
Jag håller med Dig! Det papperslösa samhället får mig att drunkna i papper och är nog endast en utopi. Jag kladdar också på lösa papper och försöker att mata in i mitt Disgen så fort jag kan. Ibland hittar man lite roligare papper typ bouppteckningar, som inte blir riktigt samma sak om man skall skriva in dem som en textnotis. Har funderat på om man skulle kunna scanna in dessa dokument som bilagor i Disgen så att man får behålla den rätta känslan. Det är ju lite kul, särskilt om förfäderna har skrivit under eller satt ett bomärke på papprena. Annars försöker jag nog att sortera per landskap/socken/by.
Lycka till och jag tar också gärna emot tips!
Hälsningar
Karin
 
(Dom säger att man har det i huvudet som man har det på skrivbordet, så vem vågar ha ett tomt skrivbord.......)

[Birthe Borgström]

Hej Stefan!
 
Jag har gjort blanketter för husförhörslängder, födelselängder etc (i excel) som liknar uppställningen i längderna. När jag sedan besöker arkiven så är det bara att fylla i blanketterna med alla uppgifter jag hittar. När jag sedan kommer hem så renskriver jag dem i datorn, innan jag registrerar i Min Släkt. När jag renskriver namnger jag dem efter husfadern/modern t ex Hans Perssons familj AI, Sven Nilssons familj CI osv. På så sätt har jag allt snyggt samlat familjevis. Efter varje arkivbesök fyller jag på i familjerna och skriver ut på nytt. Kan kanske tyckas omständigt, men för mig funkar det jättebra. Jag kan lätt se vad jag har hittat i olika källor.Har man en massa lösa lappar blir det så oöverskådligt Har å andra sidan inte börjat titta i domböcker, bouppteckningar mm. Då blir det kanske lite mer komplicerat att renskriva!  
 
Hälsn.
Birthe

[Stefan Söderlund]

Hej Birthe!
Du säger att du skriver ut på nytt efter varje arkivbesök efter att du har renskrivit. Vad är det du skriver ut, den ifyllda blanketten eller data från Min Släkt?
Om du har utskrifter eller om du sparar i datorn som separata excel-filer så borde du ha samma problem som mig. Jag har inte en massa lösa lappar utan försöker organisera mina anteckningar i pärmar. Problemet dyker inte upp förrän du har ganska många personer inmatade. T.ex. när du har flera olika familjer där husfadern heter Hans Persson, hur vet du vem som är vem. Har du något system med mappar i datorn som du använder för att hålla reda på dina filer? Enligt min erfarenhet blir det inte lättare bara för att man har det i datorn, om man inte använder något bra system. Lösa lappar blir lätt ersatt med Lösa filer om man inte ser upp.
 
Hälsningar
Stefan

[Lars-Erik Almberg]

Hej alla
 
Under de trettio år jag släktforskat så har jag kommit fram till att det här är för mig det bästa sättet att arbeta med de avskrifter jag gör och hämtar från arkiven. Men det finns säkert också många andra sätt som kan vara minst lika bra.  
 
Skriv aldrig mer än en notering per sida i skrivblocket, d v s bara en födelsenotis ur födelseboken eller bara ett hushåll ur husförhörslängden, även om det blir bara ett par rader.
Detta kanske verkar slöseri på papper men det har en mycket praktisk funktion som visar sig när noteringarna skall arkiveras.  
 
De anteckningar du gjort sätter du in blad för blad i pärmar. Låt då farfar och hans släkt ha sina pärmar och mormor sina (proveniensprincipen). Inom varje pärm gör du en bokstavsflik för respektive län eller landskap. Under fliken sorterar du sedan in dina anteckningar i bokstavsordning efter socken och inom varje socken efter källtyp (t ex födelseböcker, vigselböcker, dödböcker, husförhörslängder etc) och den sista sorteringen görs så att anteckningar kommer i kronologisk ordning. Anteckningarna från husförhörslängder, mantalslängder, jordeböcker och liknande kan även sorteras i sidnummerordning eller efter byanamn. Här sätter du också in de noteringar du gjort om att inget kunde hittas i källan. Gör en flexibel numrering av sidorna så att du senare kan sätta in nya sidor mellan gamla.  
 
Om du har tillgång till dator så skriv in dina anteckningar i något släktforskningsprogram som kan hantera anteckningar på ett bra sätt eller skapa en datafil där du sedan kan sortera och jämföra dina anteckningar. Jag använder själv ett eget excelprogram för detta. Sätt ett id-nummer på varje person, samma på papperet och i datorn, och referera i datorn till id-numret och pärmens sidnummer.
 
När du är klar med allt detta så har du skapat ett snabbt och bra referensverk att gå tillbaka till när du så behöver.  
 
Lars-Erik Almberg

[Birthe Borgström]

Hej igen, Stefan!
 
Skulle nog inte lagt mig i den här diskussionen, eftersom jag bara har ca 400 personer i mitt register. Alltså är det inte några problem för mig att hålla reda på familjerna.
 
Du undrar vad jag skriver ut och det är naturligtvis den ifyllda blanketten. Betr hur jag håller reda på filerna så är det inget problem. Jag har bara två filer, en på fars sida och en på mors. Arbetsbladen i excelfilerna är sedan märkta med familjernas namn. Kanske mitt system dock visar sig vara ohållbart i längden så jag hoppas det dyker upp något bra tips på den här sidan.
 
Hälsn. Birthe