Hur skriva in Vigselbok och Födelsebok i Access?

[Agneta Björk]

Hej!
Jag skulle vilja ha ett råd av erfarna registerskapare. Jag tänker skriva in vår sockens födelsebok i Access så den blir sökbar. Nu undrar jag vilka rubriker jag ska använda. Lägger jag in f-boken som det står i kyrkböckerna så har varje barn en egen rad med födelsedatum, barnets namn, föräldrarnas namn samt födelseby.  
 
Är det smart att göra så i Access? Ge varje barn en egen rad? Det skulle innebära att det blir fem kolumner om jag tar följande, 1.födelsedatum 2. namn 3.moderns namn 4.faderns namn 5.födelseby  Det här gör att raden blir väldigt lång, svårt när man ska skriva ut. Jag har med flit valt bort titel på fadern eftersom det kan krångla till sorteringen, exempelvis kan en man ha titlarna bondeson, dräng, unge bonden, bonden, gamle bonden. Egentligen har inte titeln något egenvärde. Vad tycker ni andra som gjort något liknande själva?
 
Jag ska också starta inskrivning av vigselbok. Då hade jag tänkt ha mannen på en rad och kvinna på en annan. Då uppstår problemet att man vid sortering tappar kopplingen mellan brudparet. Särskilt när det handlar om novemberbröllop kan ju fler brudpar ha samma vigseldatum. Kan man på något sätt koppla ihop brud och brudgum med hjälp av någon funktion i Access? Ska jag lägga alla uppgifter på samma rad blir det många eftersom jag vill ha med uppgifter både om bruden och brudgummen.
 
Har någon något bättre förslag på hur man ska skapa den här databasen?

[Tord Påhlman]

Du kanske kan hitta en del goda råd om du tittar på http://www.genealogi.se/forbund/presprog.htm

[Martin Casterud]

Hej Agneta!
Jag utvecklade ett sådant program för något år sedan, men det är tyvärr ännu inte klart och ligger i malpåse just nu. (Hoppas kunna ta nya tag under detta år) Det finns en hel del att tänka på när man utvecklar ett registerprogram. Det mesta är dock avhängigt på hur kraftfullt man vill att programmet skall vara samt vad man vill kunna registrera.
 
Den länk Tord nämner ovan är en utmärkt utgångspunkt för vilken information som bör ingå i ett register.
 
För egen del anser jag att man skall möjliggöra för användaren att registrera så mycket information som möjligt vid registreringstillfället.
Det är alltid lätt att filtrera bort vissa delar av informationen vid utskrifter eller när det visas upp i listor m.m. Om inte riskerar du att i senare versioner av ditt program vara tvungen att gå igenom källan på nytt för att fylla på med den information du inte kunde fylla i tidigare, exempelvis titel som du nämner.
 
Hur pass komplicerat man kan göra programmet beror dock i slutändan på hur van man är att använda utvecklingsverktyget, i ditt fall Access.
 
Slutligen kan man konstatera att har man väl lyckats skriva in information i ett program så är det mycket lätt att strukturera om den informationen om man kommer på att man behöver utveckla/förändra programmmet. Det viktiga är att informationen på något sätt har 'digitaliserats'. [Vilket betyder att ett Excelark faktiskt kan räcka som 'registerprogram'].
 
Jag hjälper dig gärna med mer specifika tips på hur du skall strukturera upp databasen om du vill. Tänk på att man i Access skapar så kallade relationsdatabaser och att man med hjälp av flera tabeller och relationer mellan dessa kan få ganska kraftfulla strukturer. Allt behöver inte ligga i en tabell.
 
Mvh
Martin

[Agneta Björk]

Hej Tord och Martin!
 
Tord
Tack för tipset om hur man skriver in uppgifter på ett enhetligt sätt, jag har skrivit ut uppgifterna och börjat använda dem.
 
Martin
Vad menar du med att man kan skapa relationsdatabaser och få kraftfulla strukturer? Menar du att man kan koppla ihop Per Persson född 1860 från vigseldatabas till Per Persson som far till barn i födelsedatabas och till dödboksdatabas? Hur gör man i så fall då?
 
Hälsningar Agneta

[Linus Blomlöf]

Hej Agneta!
 
Jag läser kursen Databaser på gymnasiet just nu och vi har gått igenom både Access och SQL.
Jag är inte jättebra på detta men lite tips och råd kan jag ge.
 
Att ha 3 databaser för vardera födda-döda-vigda låter inte så smart om man sedan ska koppla ihop dem. Bättre att skapa en databas med exempelvis församlingens namn och i databasen ha minst 3 tabeller.  
 
Att koppla ihop Per från vigseltabellen med Per i dödstabellen kräver att du kan identifiera personerna. Görs enklast(?) med några kolumner för ID-nummer i varje tabell (Födelseboken bör ha 3 ID-nummer kolumner, en för barnet som föds, en för fadern och en för modern).
Sedan får du skapa en fjärde tabell (Relationstabell) där du länkar ihop alla.
 
tex:
6 kolumner enligt nedan
FödelseId(Barn) | FödelseId(Far) | FödelseId(Mor) |VigselId (brudgum) | VigselId (brud) | DödsId |
----------0---------- | --------46-------- | ---------47--------- | -----------23----------- | ---------24---------| -----0-----|
---------155--------- | --------0-------- | ---------0--------- | -----------0----------- | ---------267---------| ----523----|
----------12---------- | --------0-------- | ---------0--------- | -----------0----------- | -----------0-----------| -----14-----|
 
1a raden ---> föräldrarna 46 och 47 är samma par som gifte sig i vigseltabellen som nr 23 och 24.
2a raden ---> flickbarnet nr 155 är samma piga som gifte sig som nr 267 och som dog som nr 523.
3e raden ---> Dödfödda gossen (12) dog samma dag i dödboken fast som nr 14.
 
Nollorna står för tomma celler.
Detta är ett ganska komplicerat exempel. Du måste själv sitta och forska rätt på kopplingarna till alla personer mellan böckerna. Och chansen för att någon länkning blir fel är ganska stor. Själv har jag registrerat en husförhörslängd (Folkräkningen 1930, Göteryd) i Access, där jag använde mig av en relationstabell och kopplade alla familjemedlemmarna till fadern i hushållet och på så sätt kan jag söka på ett barn och sen få fram hela familjen.
 
I din situation hade jag nog inte kopplat ihop vigslar med födslar o.s.v. De kopplingarna kan var och en ta reda på själv genom att söka i registret.
 
MVH
Linus Blomlöf

[Martin Casterud]

Agneta
I sin enklaste form skulle registerprogrammet vara en Accessdatabas där man kan registrera ANTINGEN dop, vigslar eller begravningar. Om det är fallet räcker det med en databas per registertyp. Men i det ögonblick du skulle vilja börja koppla samman olika notiser av olika typer (dop, vigsel, begravning) för att därigenom identifiera individer underlättar det mycket om du, precis som Linus skriver, ser till att hålla all information i samma databas. Dessutom är det betydligt lättare att underhålla informationen om allt finns i samma databas.
 
Jag skulle börja med att skapa en ny Accessdatabas och där skapa tre nya tabeller (ger några exempel på fältnamn och datatyper):
 
1. Dop
------
ID - räknare
BarnetsNamn - Text
Fodelsedatum - Datum/tid
Dopdatum - Datum/tid
Fodelseort - Text
FadernsFornamn - Text
FadernsEfternamn - Text
osv...
 
2. Vigsel
---------
ID - räknare
Vigseldatum - Datum/tid
Vigselort - Text
MannensFornamn - Text
MannensEfternamn - Text
osv...
 
3. Begravning
-------------
ID - räknare
Dodsdatum - Datum/tid
Begravningsdatum - Datum/tid
PersonensFornamn - Text
PersonensEfternamn - Text
osv...
 
Kommentarer:
- Fältet ID används för att man lätt skall kunna identifiera varje rad i databasen. Typen räknare betyder att Access själv sköter tilldelningen av värdet, databasen kommer därmed se till att varje rad erhåller ett (för den tabellen) unikt värde.
- Undvik å, ä, ö när tabeller och fält namnges. Skriv a för å och ä samt o för ö (Födelsedatum blir därmed Fodelsedatum).
- Undvik mellanslag när tabeller och fält namnges. Skriv BarnetsNamn i stället för Barnets namn
 
Svårare än så behöver du inte göra den första databasen. Detta räcker för att du skall ha grunden till ett program där du kan registrera dop, vigslar och begravningar. Däremot kommer du vara tvungen att bygga ut databasen lite om/när du vill kunna koppla samman dessa olika notiser till faktiska individer. Linus är på rätt väg, men jag skulle vilja göra en del förändringar vad gäller relationstabellen. Låt mig återkomma om detta vid ett senare tillfälle.
 
Tänk dessutom på hur du vill göra med normering. En av de största fördelarna med datalagrad information är sökmöjligheterna. Detta kräver dock någon form av normering vid registreringen, så att Pehr, Per, Pär, Pähr etc alla skrivs in som Per.
 
Har du fler frågor är det bara att fråga på. Jag håller diskussionen under uppsikt!
Hälsningar, Martin

[Agneta Björk]

Hej Martin och Linus!
 
Tack för goda råd som var värdefulla för mig. Jag ska börja med att skapa tre olika tabeller i en databas, märkta dop, vigsel och begravning. Det är ju våra kyrkböcker som ska in så då passar namnen bra.
 
Men ett problem har jag, ett stort ett kan jag tro. Det finns redan inmatningar av böckerna, vissa gjorda i Words tabellfunktion, vissa i MS Works. Och, de är alla inskrivna i löpande text med syfte att kunna göra en snygg utskrift av boken. Ett exempel från Vigselboken:
 
1836-09-22 TAB  Pigan TAB Stina Brita Larsdotter TAB Åsbergs by
Ny rad
Drängen TAB Karl Emil Larsson TAB Bergs by  
Tom rad innan nästa par kommer.
 
Som ni förstår har jag problem. Jag måste antagligen vända på alla namn, jag kan ju inte sortera dem efter förnamnen. Jag måste även stycka upp för- och efternamn.
 
Så måste jag manuellt skriva in mannens uppgifter på samma rad som kvinnans, annars kan man inte söka på personer utan att tappa kopplingen mellan paret. Nu ligger paret på två rader
 
Ni som är kunniga på Access. Finns det någon genväg på mina beskrivna problem? Jag är pessimist, anar att det bara är hårt arbete som gäller, allt måste skrivas om. Hoppas ni har något dunderhjälpmedel att anföra.
 
Hälsningar Agneta

[Anders Berg]

Hej Agneta! Om du har jobbat i Excel och är relativt förtrogen med att bygga formler, så är nog det enklast och kanske enda sättet att manipulera den gamla databasen där. Kopiera över den gamla tabellen, var den nu ligger, till Excel med en enkel Ctrl-C. Sedan kan man med olika textfunktioner i formler dela upp namnen t ex genom att testa var blanktecknen finns. Ett annat sätt är att använda Excels Text till kolumner-funktion (under Data i menyn) och dela upp namnkolumnen med blanktecken som separator.
 
Det blir hur som helst ganska mycket pulande, men det går. Jag har roat mig med detta för att få de mest annorlunda format in i min egen databas.
 
När du väl har fått kolumnerna som du vill är det bara att kopiera tillbaka datan till din egen nya tabell i Access.

[Agneta Björk]

Hej Anders!
Jag måste erkänna att jag inte fattar hur du menar i den här meningen:
 
Sedan kan man med olika textfunktioner i formler dela upp namnen t ex genom att testa var blanktecknen finns.
 
Kan du ge ett konkret exempel?
Hälsningar Agneta

[Anders Berg]

OK, om du t ex i cellen D455 har namnet
 
Johan Vilhelm von Heldt
 
så ger en formel i cell H455:
=RENSA(OM(ÄRFEL(HITTA( ;D455));D455;OM(ÄRFEL(HITTA( ;EXTEXT(D455;HITTA( ;D455)+1;100)));EXTEXT(D455;HITTA( ;D455)+1;100);EXTEXT(EXTEXT(D455;HITTA( ;D455)+1;100);HITTA( ;EXTEXT(D455;HITTA( ;D455)+1;100))+1;100))))
 
resultatet von Heldt
 
och i cell I455 en formel
=RENSA(VÄNSTER(D455;LÄNGD(D455)-LÄNGD(H455)))
 
ger resultatet Johan Vilhelm
 
Det är ett sätt att dela upp namn. H455 kan göras enklare om man inte behöver dela upp i så många namn. Det går säkert att göra på helt annorlunda sätt också.