NULL Skriv ut sidan - Äldre inlägg (arkiv) till 27 augusti, 2008

Anbytarforum

Titel: Äldre inlägg (arkiv) till 27 augusti, 2008
Skrivet av: Michael Lundholm skrivet 2008-08-17, 22:34
På Ordförandelistan har det idag ställts frågor till förbundsstyrelsen från DIS Västs styrelse genom dess ordförande Anita Gartz. Här kommer svaret (som självfallet också har distribuerats på ordförandelistan) utarbetat av några ledamöter av styrelsen med Anitas frågor inklippta:
 
Förbundsstyrelsen har självfallet inte hunnit sammanträda för att diskutera ett svar på DIS-Västs frågor. De svar som lämnas här har utarbetats gemensamt av Ted Rosvall (förbundsordförande), Barbro Stålheim (1:e vice ordförande), Ingrid Månsson Lagergren (2:e vice ordförande) och Michael Lundholm (styrelseledamot).
 
Frågor om förbundets kostnader
 
FRÅGA 1: Omlokaliseringen av förbundskansliet skulle ske för att sänka kostnaderna. Flyttningen från en Stockholmsförort till en annan – från Sundbyberg till Solna var inte den eftersträvade lösningen. Den kommitté som tillsattes av stämman 2006 bör därför ta upp arbetet igen innan den nuvarande avtalet går ut.Hur länge är man bunden av det nuvarande kontraktet i Solna?  
 
SVAR 1: Den kommitté som åsyftas tillsattes 2007 (inte 2006) av förbundsstyrelsen på uppdrag av stämman (inte av stämman) för att utreda lokaliseringen av kansliet. Denna kommitté konstaterade bla följande i sitt förslag till förbundstyrelsen:  
 
Kommittén konstaterar dock att förbundets ekonomiska läge är akut och att kostnaderna måste minska snabbt. Kommittén menar därför att förbundsstyrelsen måste ta det tillfälle som nu finns att avveckla hyreskontraktet i Sundbyberg till förmån för en billigare lokallösning. En sådan lösning måste självfallet ta hänsyn till de förpliktelser i hyresavtal och samarbetsavtal förbundet har, varför en lokalisering till Storstockholmsregionen under en kommande kontraktsperiod (mellan 3 och 5 år) är oundviklig. Kommittén föreslår dock att förbundsstyrelsen försöker hålla avtalsperioden så kort som möjligt.  
 
Vi vet inte vad DIS Väst avser med den eftersträvade lösningen men kommitten såg en lokalisering till Stockholm som oundviklig och förbundsstyrelsen höll med om det. Kontraktslängden är 5 år eftersom hyran annars skulle blivit alldeles för hög.  
 
FRÅGA 2: För en relevant bedömning av rimligheten – vad är kvadratmeterpriset på lokalerna i Solna, vad var det i Sundbyberg?
 
SVAR 2: Hyran per kvm är väl något lägre i Solna än i Sundbyberg men framförallt är den lokal förbundet hyr för egen räkning väsentligt mindre varför kostnaden sjunkit avsevärt. Redan den prognos för 2008 som förbundskassören tagit fram och som nu ligger på Förbundsrötter visar en kostnadsminskning för lokaler 2008 på ca en halv miljon kronor jämfört med 2007 trots att vi inte sitter i de mindre lokalerna under hela 2008. Jämför man 2007 med 2009 kommer minskningen att vara ännu större.
 
FRÅGA 3: Med tanke på de olika bedömningarna av Göteborgs-kontorets roll i ekonomin, - varför redovisas inte lokalkostnaderna för detta kontor?- varför redovisas inte den hyra som Dis-Väst betalat för att använda lokalen? - varför redovisas inte intäkterna på den försäljning som skett i lokalen och som till stor del möjliggjorts genom Dis-Västs verksamhet där?  
 
SVAR 3: Samtliga lokalkostnader och samtliga hyresgästers hyra redovisas i ett sammanhang i bokföringen. Däremot redovisas inte enskilda lokaler eller enskilda hyresgästers hyresbetlaningar. Samma sak gäller förbundets försäljning. Skälet är givetvis att bokföringen måste hållas så enkel som möjligt.
 
FRÅGA 4: Det förekommer att styrelseledamöter får ersättning för flygresor till och från möten. Är detta förenligt med behovet att spara?
 
SVAR 4: Styrelsen för Sveriges släktforskarförbund förväntas representera hela Sverige. Detta medför att några styrelseledamöter kan komma att bo långt från den ort där styrelsen har sammanträden. För att både förenkla och hålla nere kostnaderna innebär detta ibland att man måste använda sig av flyget för att undvika onödiga hotellövernattningar som alltid medför fördyrade kostnader. Det finns oftast möjlighet att boka flyg långt i förväg och på så sätt få billiga platser. Som exempel kan nämnas att vi ibland kunnat flyga Sundsvall – Bromma t.o.r. för endast 500 kronor. SJ:s nya biljettpolicy har medfört att flyget allt mera har blivit ett billigare alternativ.  
 
Förbundet har ett resereglemente som följer Skatteverkets normer, det reglerar milersättning, helt och halvt traktamente, ersättning för ev. förlorad arbetsförtjänst m.m. Det stipulerar också att ledamot eller anställd ska resa på billigaste sätt för att undvika fördyrade kostnader.
 
FRÅGA 5: Det är rimligt att personalkostnaderna inte redovisas för enskilda anställda men det är lika rimligt att man redovisar hur många som är anställda med och utan lönebidrag och hur stora bidrag förbundet uppbär.  
 
SVAR 5: Varför är det det? Det viktiga enligt förbundsstyrelsens uppfattning är att att en korrekt redovisning av personalkostnaderna och antalet anställda sker. Det finns ingen anledning att gå in på närmare detaljer som berör enskilda anställdas anställningsförhållanden.  
 
Frågor kring förbundets redovisning de senaste åren
 
FRÅGA 6: Det är svårt att följa redovisningen i boksluten år för år. Kostnaderna rubriceras och konteras olika i de redovisningar som lämnas i Angeläget-dokumenten.
 
SVAR 6: Detta är förbundsstyrelsen mycket väl medveten om. Visst hade det varit önskvärt om man bättre hade kunnat jämföra de olika årens bokslut. Tyvärr finns det en tragisk förklring till detta. Med Kurt Modigs hastiga frånfälle kunde inte en normal tradering ske till nästkommande kassör i en för förbundet mycket kritisk situation. Efterträdaren Hans Peter Larsson valde att inte kandidera för omval. Konsekvensen blev, tyvärr, att förbundet hade tre olika förbundskassörer under två verksamhetsår.  
 
FRÅGA 7: Många tunga poster borde ha redovisats enskilt och mer detaljerat, särskilt som den ekonomiska situationen fortsatt varit så prekär. Exempel är kostnaderna för projekt som USA-resan, reguljära återkommande tjänsteresor och kostnader för arrangemang.  
 
SVAR 7: Revisorerna har givetvis tillgång till alla redovisningar, inklusive kostnader för projekt, arrangemang och resekostnader m.m. Däremot är det en avvägning hur detaljerad den ekonomiska redovisningen bör vara i de bokslut och rapporter som delges medlemsföreningarna. Allt för mycket information tynger framställninger och skymmer ofta den ekonomiska överblicken och möjligheten att se tendenser och avvikelser. Medlemsföreningarna har dock alltid möjlighet att efterfråga kompletterande uppgifter eller mer detaljerade redovisningar av exempelvis enskilda projekt eller arrangemang.
 
FRÅGA 8: Det finns uppgifter om formella brister som förandet av huvudbok i förbundet. Hur förhåller det sig med detta?
 
SVAR 8: Revisorernas berättelser finns tillgängliga i Angeläget för alla att läsa. Någon sådan kritik finns inte att läsa där.  
 
Frågor om etik
 
FRÅGA 9: Biblioteket i Göteborgs-kontoret skingras nu genom försäljning till ett kommersiellt antikvariat. Är förbundet så nära konkurs att man utan betänkligheter kan plundra en rent regional samling av i huvudsak skänkta kulturdokument?
 
SVAR 9: Detta är helt felaktigt! Försäljning sker inte till ett kommersiellt antikvariat. Förbundsstyrelsen har beslutat avveckla en stor del av biblioteken i Stockholm och Göteborg. Det som kommer att försäljas kommer att försäljas för förbundets räkning av Antikvariat Genealogica, som alltså agerar som kommissionär. Alla som är intresserade av genealogisk litteratur får därför möjlighet att köpa det som förbundet avyttrar. Men vi säljer alltså inte materialet till Antikvariat Genealogica.  
 
Vad som inte kommer att säljas är bla samlingen av generella matriklar (Vem är vem, Vem är det, SMOK, SSK etc), genealogiska handböcker, herdaminnen mm utom då det finns dubbletter samt div duplicerat material i liten upplaga. De kommer komplettera motsvarande material i Stockholm och kvarstanna där som ett litet referensbibliotek.  
 
Skälet till försäljningen är mycket enkelt. Släktforskarcentrum finns inte längre och när lokalen i Göteborg nu avvecklas kommer förbundet inte ha någon publik verksamhet. Vi har därför inte behov av ett bibliotek eller resurser för att hålla ett.  
 
När det gäller uttrycket plundra en rent regional samling av i huvudsak skänkta kulturdokument konstaterar vi några enkla fakta. Det är förbundets samling och den har tillkommit genom köp och gåvor och det är förbundsstyrelsen som har att besluta om den. En mycket stor del av samlingen är tryckta skrifter som finns i allmänna bibliotek. Det rör sig ofta också om skrifter som ofta saknar lokal förankring till västsverige.
 
FRÅGA 10: Lika tvivelaktig är försäljningen av datorerna i förbundets forskarstuga i Sundbyberg. Värdefulla databaser – enskilda medlemsföreningars verk och egendom – slarvades bort därför att datorerna inte gåtts igenom före försäljningen. Både föreningsegendom och lokalt donerade föremål/artiklar i Göteborgslokalen har i dagarna sålts och skänkts till tredje part. Olagligt - kanske - men i varje fall oförlåtligt. Är det acceptabelt?
 
SVAR 10: Denna kritik, avseende datorerna i Sundbyberg, är befogad, det begicks ett misstag då datorerna inte rensades från inlagda program före försäljningen. Förbundsstyrelsen har bett om ursäkt och har varit i kontakt med de föreningar som blev drabbade.  
 
I övrigt ställer vi oss frågande till påståendena.
 
 
FRÅGA 11: Det finns goda skäl att se över principerna för organisationsavgifter. En enskild  person som blir medlem i flera medlemsföreningar belastar genom sitt medlemskap varje förening var för sig med en lika hög avgift till förbundet – utan att någon får del av något som helst mervärde. Är det acceptabelt ?  
 
SVAR 11: Det är inte förbundsstyrelsen utan förbundsstämman som beslutar om organisationsavgifterna.
 
FRÅGA 12: Man kan slutligen fråga sig – vore det inte rimligt att styrelsen i en ideell organisation som Sveriges Släktforskarförbund anpassade sina ersättningar i proportion till det reducerade mervärde som medlemsföreningarna och därmed medlemmarna tvingas acceptera. Kanske kunde man helt enkelt reducera sina ersättningar så att den av styrelsen begärda avgiftshöjningen blir onödig och därmed ta ansvar för de senaste årens utveckling.Är detta en orimlig begäran?
 
SVAR 12: Om de ersättningar som nämns är ersättningar till styrelsen så är det inte förbundsstyrelsen som beslutar om dessa utan förbundstämman efter förslag från valberedningen.
 
Information – öppenhet
 
FRÅGA 13: I dagens kommunikationssamhälle kan och bör en förbundsstyrelse hålla kontakt med sina medlemsföreningar under hela verksamhetsåret, visa intresse för opinionen och ta till sig de opinionsyttringar som förekommer, inte nonchalera dem. Ett sådant förhållningssätt kallas demokrati och är ett säkert sätt att undvika kriser, ett säkert sätt att vinna och behålla medlemmarnas förtroende.
 
SVAR 13: : Förbundsstyrelsen informerar via Rötter, Angeläget, Släkthistoriskt Forum och sist men inte minst via ordförandelistan. Förbundsforum har sjösatts för att bredda debatten – numera avgiftsfritt för alla föreningsmedlemmar. Efter varje styrelsemöte har ett sammandrag publicerats på ordförandelistan. Mycket sällan har denna information kommenterats från föreningarna.
 
Förbundsstyrelsen lyssnar naturligtvis till ev. kritik eller synpunkter, men kan samtidigt konstatera att varken ordförandelistan eller förbundsforum används av föreningarna för att torgföra åsikter eller förslag. Utveckling och en levande debatt är allas ansvar!  
 
 
FRÅGA 14: Har den sittande förbundsstyrelsen insett detta? Kommer den sittande förbundsstyrelsen att bekänna sig till en öppnare informationspolicy – innan den nya styrelsen tar över.
 
SVAR 14:  Se det inledande stycket i ”Förslag till verksamhetsplan för 2009” - sidan 17 i Angeläget.
 
 
Ted Rosvall, Barbro Stålheim, Ingrid Månsson-Lagergren och Michael Lundholm